制作用のMLマナー [Edit]
投稿者：SIHO | 投稿日：2005.08.06 | [SIHOゼミ][制作全般]制作にとりかかるときは、まずメーリングリスト(ML)を設置します。MLを上手に活用して無駄な会議をなくしましょう。
昨日の「気持ちの良いメール」でも書いたように、箇条書きなどで検討して欲しい事項が明確になっていると、聞いた方は適切な解答が得られるし、回答するほうも余計な時間をかけることなくすむので、ハッピーですよね。
ここでは、制作用のMLで交わされるメールのとき、配慮する点を紹介します。
■目的をわかりやすくする
MLで交わされるメールは次の二つに分けられます。
(1)解答を求めるメール
(2)連絡事項など読むだけで構わないメール
どちらであっても、「下記の件、ご返答をお待ちしています」や、「下記内容をご確認ください」などを記したうえで本題というか内容の詳細を述べるのが良いですね。
内容の詳細は、「気持ちの良いメール」が参考になるかな。
■禁止事項
(1)添付ファイルは×
MLは複数人数で閲覧しているので、たとえ全員が確認すべき内容でも添付ファイルはご法度です。
そういう必要があるときは、wwwエリアにデータをアップし、メールにはURLを引用しましょう。
(2)関連性のないメールでの返信で発言しない
メールソフトに「スレッド表示」という機能があります。これを用いると関連記事をツリー形式で表示できるので、懸案と結論の関係が明示的です。
反面、まったく別の検討を始めるときに任意のメールへの返信で行うと、このスレッドに関係のないものが混じってしまいます。
あらたな検討を行うときは、返信で行わないようにするのが良いでしょう。
■一つのメールで確認内容は完結しましょう
同一のURLに新たなデータを上書きした際などに、「前回と同じURLに置きました」と省略したくなります。
このような場合でも、メールには再度URLを引用しましょう。
受け取り手の利点：
別のメールを探すことなくダブルクリックで表示できて、便利。
発信者の利点：
別のメール探す手間が省けるため、解答を迅速に受け取れます。
■Subjectは「誰・用件」がわかりやすくつける
情報は皆で共有するにしても、担当はそれぞれ。
なので、「だれに答えて欲しい内容なのか？」はSubjectを見ただけわかるようにしましょう。
(1)誰宛かわかるようにするとき
下記のような宛先を題名の前に加えます。
皆あて[ToAll]、個人宛[to個人名],複数人宛[to○○/.../○○]
(2)制作に直接関係しないけど、単に伝えたいとき
大抵のメールは制作に関することなので、「そうではない」ということがわかるように下記のような分類を題名の前に加えます。
情報[info],雑談[OT]
……。基本は、こんなところ。
一番大事なのは、送信する前に読み直す心配りかもしれません。
